The Challenge

Im Rahmen der vertieften Analyse bestehender Applikationen im Zuge der Cloud-Transformation und einzelner Digitalisierungs- und ICT-Projekte traten immer wieder grundlegende Probleme zutage. Schlechte Dokumentationen, unbekannte Schnittstellen, unzureichende Datenqualität und Datensilos waren nur einige davon. Um die bevorstehende digitale Transformation und die zahlreichen Projekte auf einer soliden Grundlage und nachhaltig anzugehen, wurde einstimmig beschlossen, dieser Thematik höchste Priorität zuzuweisen.

Da der Kunde bisher kein Enterprise Architektur Management (EAM) betrieben hat, begannen wir von Grund auf. Wir standen jedoch vor der Herausforderung, dass der Kunde keinen Enterprise Architekten einstellen wird und dieses oft als überkomplex betrachtete Thema daher “handsärmlig” und äußerst effizient angegangen werden muss.

Die Projektziele waren eindeutig:

  • Evaluation Tooling

    Evaluation eines geeigneten Digitalen Werkzeuges für das WALO Enterprise Architektur Management. Da EAM ein sehr komplexes und weitgreifendes Thema ist haben wir den Fokus bei der Evaluation auf schlanke, speditiv zu verwendende Tools gelegt welche keinen unnötige Komplexität forcieren aber dennoch in der Lage sind Komplexe Umgebungen und Prozesse abzubilden bzw. zu unterstützten.

  • Definition und Einführung EAM Matrixorganisation, Prozesse & Governance

    Um ein effektives Enterprise Architektur Management zu betreiben stellt die Einführung eines Tools und die Initiale Erfassung der Landschaft nur der erste Schritt dar. Enterprise Architektur ist eine kontinuierliche Disziplin welche entsprechend im Unternehmen und den relevanten Prozessen verankert werden muss. Dazu wurde im Projekt eine Matrixorganisation ins Leben gerufen welche sich um die Themen rund um Enterprise Architektur Management kümmert.

  • Abbildung der Ist-Architektur

    Implementierung der Governance, Dokumentation der bestehenden IT- und Prozesslandschaft innerhalb des evaluierten Tools, Erfassung der Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Erstellung von Use-Case-spezifischen Reports und Dashboards.

Nach einer Marktanalyse haben wir aufgrund des “Lean” Ansatzes sowie der Erfahrung mit einigen Marktführern im EAM-Bereich bezüglich Toolkomplexität die Produkte LeanIX sowie iServer365 (neu: Orbus Infinity) auf die Shortlist der Evaluation gesetzt.

So sind wir vorgegangen

Was wollen wir mit EAM erreichen?

Wir haben uns mit verschiedenen Stakeholdern zusammengesetzt (IT-Betrieb, IT-Applikationsmanagement, Digitalisierung, Business) und eine Bestandsaufnahme gemacht, um herauszufinden, was wir überhaupt erreichen wollen. Die Fragestellung, die Think around the corner immer wieder in den Raum warf, war:

Welche Fragestellung möchtest du beantwortet haben?

Anschließend haben wir aus dem Workshop ein gutes Set an Fragestellungen für die Evaluation abgeleitet, darunter IT-strategische Aspekte, Datenfluss- und Schnittstellenmanagement, Lifecycle-Management, Business Continuity Management, Technologiemanagement, Datenschutz-Compliance und vieles mehr.

Evaluation der Tools

Wir haben eigenständig auf Testumgebungen der Hersteller und in detaillierten Sitzungen mit Produktspezialisten der Anbieter versucht, die Fragen zu beantworten und entsprechend zu visualisieren. Dabei haben wir die Tools anhand ihrer Benutzererfahrung (UX), ihres Funktionsumfangs, ihrer Integrationsfähigkeit, ihres Preismodells bzw. Lizenzierungsmodells sowie der verfügbaren Partner vor Ort bewertet. Zusätzlich haben wir auch Referenzen von bestehenden Kunden eingeholt, um weitere Einblicke zu gewinnen.

Toolentscheid & Beschaffung

Wir haben uns insbesondere aufgrund der UX für das Produkt LeanIX entschieden, wo der Name offensichtlich Programm ist.

Aufbau Organisation & Erfassung Ist-Architektur

Mit dem Toolentscheid und der Beschaffung war ein erster großer Meilenstein erledigt. Es galt jedoch noch zwei Gipfel zu erklimmen.

Als erstes galt es, eine Organisationstruktur zu definieren und ins Leben zu rufen und den Know-how-Transfer der EAM Basics sicherzustellen. Anschließend folgten die EAM-Prozesse, die in die bestehende Prozesslandschaft integriert werden müssen.

Wenn EAM gelebt werden soll, muss sichergestellt werden, dass entsprechende Quality Gates in den bestehenden Projekt- und Portfolio-Management-Prozessen eingeführt werden, damit Architekturentscheide zur rechten Zeit abgeholt werden.

Bevor es an die Erfassung des Ist-Zustandes geht, muss noch die EAM-Governance definiert werden. Hier stellt sich vor allem die Frage, in welcher Tiefe, mit welchen Relationen und Informationen die Architektur erfasst wird. Wir haben uns hier konsequent an den definierten Fragestellungen orientiert. Konnten wir Fragen nicht beantworten, musste gegebenenfalls das Datenmodell angepasst werden. Gab es keine Fragestellung, haben wir keinen Aufwand betrieben.

Der Rest war dann Fleißarbeit.

Mit dem Projekt wurde die Grundlage geschaffen zukünftige Digitalisierungsprogramme und die anstehende WALO Cloud Transformation in Angriff zu nehmen. Die Disziplin Enterprise Architektur Management wurde in der Organisation verankert und das Know-how in den Abteilungen Technologie & Prozesse sowie der IT aufgebaut.

Samuel Bernet

Technologie & Prozesse

100+

Applikationen

Über 100 Applikationen wurde analyisiert und erfasst

150+

Schnittstellen

Über 150 Schnittstellen mit entsprechenden Daten Objekten wurden analysiert, dokumentiert und erfasst

270+

Prozesse

Relevante Prozesse wurde identifiziert und erfasst

Marketing Project

Conclusion

  • EAM = KVP

    Fertig gibt es nicht. Ein konstantes Tuning und Anpassen aufgrund von neuen Fragestellungen oder Anpassungen an der Architektur aufgrund von neuen Projekten sowie der Steigerung der Maturität der dokumentierten Architektur.

  • EAM muss forciert werden

    Mit entsprechender Ergänzung der bestehenden Prozesse mit EAM-Quality Gates muss sichergestellt werden, dass die EAM-Organisation das Big Picture behält und proaktiv gestalten kann.

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Daniel Pfäffli

Consultant Digitalisierung

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