The Challenge
Der Kunde möchte ein BPM System einführen welches sich nahtlos in die API Getriebene Architektur integriert. Die Herausforderung bestand darin sicherzustellen dass die Lösung die Anforderungen des Kunden hinsichtlich
- User Experience
- Architektur
- Featureset
- Konnektivität & Integrationsfähigkeiten
- Betrieb
- Governance & Compliance
- Controlling & Reporting
erfüllen kann. Gleichzeitig wollten wir auch die “Soft” Faktoren wie Kompetenz & Agilität der Anbieter bzw. Vertriebspartner prüfen welche für eine erfolgreiche Einführung und Arbeit mit einem Produkt genauso massgebend sind wie die Lösung selbst.
Pocathon
In einer klassischen Evaluation wird ein Use Case für einen Proof of Concept definiert welcher dann vom Anbieter umgesetzt wird. In der Regel dauern POCs mehrere Wochen und binden neben externen auch interne Ressourcen.
Wie bereits erwähnt wollten wir auch die Softskills der Anbieter prüfen und die Kundenressourcen bestmöglich schonen. Aus diesem Grund haben wir uns für die durchführung eines POCATHONs entschieden
Ein POCATHON ist eine Veranstaltung, bei der mehrere Anbieter in einem begrenzten Zeitrahmen ihre Lösungen präsentieren und in einem wettbewerbsorientierten Umfeld demonstrieren. Der Fokus liegt darauf, ein Minimum Viable Product (MVP) zu erarbeiten, um die Machbarkeit und den Mehrwert der Lösungen zu zeigen und Feedback einzuholen
Ziel des POCATHONs war es die Anbieter im realen Kunden Umfeld die Funktionalität ihres Produktes unter beweis stellen zu lassen. Wir haben den UseCase so aufgebaut dass wir die wichtigsten Eckpunkte zu folgenden Themen im Dialog oder bei einer Demo abklären konnten:
- Integrationsfähigkeit des Tools (Kunden Stammdaten, Teams/Office365, AzureAD, DigitaleBauakte)
- UserExperience der Verschiedenen Rollen (Endbenutzer, Designer, Entwickler/Konfigurator, Plattform Betrieb)
- Featuresset der Engine (Komplexe Prozesse, CaseManagement etc)
- Featureset der Formularengine (Können komplexe Formulare modelliert werden)
- Kompetenz, Methodik & Softskills der Anbieter
Dabei haben uns Mitarbeiter des Kunden mit unterschiedlichem Background unterstützt. (Business, Application Management, Betrieb, Entwicklung, DataEngineering).
So sind wir vorgegangen
Cut der Longlist auf 3 Anbieter anhand der Bewertung der Analyse
6+1
Produkte auf der Longlist
FireStart, AgilePoint, SoftProject, AxonIvy, JobRouter, Flowable und Servicenow*
3
Finalisten am POCATHON
Softproject, Axon Ivy und AgilePoint
25+
Angebundene Schnittstellen im Prozess
ABACUS als Lieferant der Stammdaten sowie die Digitale Bauakte als Dateiablage und Taskmanagement Tool (Planner)
Sehr angenehme und kompetente Zusammenarbeit mit Daniel Pfäffli. Der Pocathon hätte nicht besser organisiert und durchgeführt werden können.
Markus Notheis
SoftProject
Der Pocathon, geleitet von Daniel Pfäffli, war ausserordentlich gut organisiert, mit allen notwendigen Unterlagen zur Hand. Man konnte sofort ohne Probleme starten und die effiziente Zusammenarbeit war dadurch eine Selbstverständlichkeit – eine wirklich gelungene Veranstaltung!
Tobias Lüthi
1stQuad Solutions
Conclusion
Aus Kundensicht war der Event ein voller Erfolg, und die umfangreiche Vorbereitung zahlte sich mehr als aus. Die Anbieter konnten sich voll und ganz auf die Umsetzung des Use Cases konzentrieren und gleichzeitig Fragen und Aufgaben mit den Mitarbeitern des Kunden lösen. Die Stimmung unter den Anbietern war hervorragend, es fand ein reger Austausch statt und beim Socializing lernte man sich auch persönlich besser kennen.
Während dieser zwei Tage konnten wir neben den Fähigkeiten und Limitationen der Tools viele weitere wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die uns bei der Entscheidung für ein Produkt und insbesondere für einen Anbieter zugutekamen.
Interessanterweise war es für alle Anbieter das erste Mal, dass sie an einem POCATHON teilgenommen haben. Zugegebenermaßen waren es für die Anbieter zwei anspruchsvolle Tage (wie beabsichtigt 😎) mit vielen Lernmöglichkeiten, aber insgesamt hinterließ der POCATHON einen äußerst positiven Eindruck bei ihnen.
Mit dem erfolgreichen Abschluss des Evaluationsprojekts steht der Beweis fest: Klassische und agile Evaluationsvorgehen können sich in der Praxis hervorragend ergänzen. Der agile Ansatz hat sich als komplementäre Methodik erwiesen, die ich auch bei zukünftigen Evaluationsprojekten, sofern die Umstände es ermöglichen, einsetzen werde.
Kundenstimme
“Das gewählte Vorgehensmodell ermöglichte es uns, die POCs in kürzester Zeit durchzuführen und umfangreiche Erkenntnisse über die Anbieter zu gewinnen. Die hervorragende Vorbereitung und Organisation des Events durch Thinkaroundthecorner machte die zwei Tage zu einer bereichernden Erfahrung. Ich bin äußerst zufrieden mit den Evaluierungsergebnissen.”
Samuel Bernet
Leiter T&P
